El propósito de esta dimensión es garantizar un adecuado flujo de información interna, es decir aquella que permite la operación interna de una entidad, así como de la información externa, esto es, la vinculada a la  interacción con los ciudadanos; para tales fines se requiere contar con canales de comunicación acordes con las capacidades organizacionales y con lo previsto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información.

Contar con servidores públicos bien informados, sobre cómo opera la entidad, y con ciudadanos bien informados sobre cómo hacer efectivos sus derechos, fomenta la eficiencia, la eficacia, la calidad y la transparencia en la gestión pública, la rendición de cuentas por parte de la administración y el control social ciudadano.

Para el desarrollo de esta dimensión deberán tenerse en cuenta los lineamientos de la siguiente Política de Gestión y Desempeño Institucional:

• Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción
• Gestión Documental

Atributos de calidad:

1. Necesidades de información identificadas para la gestión interna y para atender los requerimientos de los grupos de valor
2. Información disponible en lenguaje claro y sencillo para ofrecer a los ciudadanos con claras condiciones de tiempo, modo y lugar en las que podrán solucionar sus inquietudes y gestionar sus trámites
3. Información necesaria para el análisis y gestión de los procesos de la entidad y la toma de decisiones basada en la evidencia
4. Sistema de información documentado, que permite monitorear periódicamente la gestión de la entidad y realizar los ajustes necesarios, para alcanzar los resultados esperados
5. Información considerada como un activo de la entidad para la generación de conocimiento
6. Información disponible, integra y confiable para el análisis, la identificación de causas, la generación de acciones de mejora y la toma de decisiones
7. Canales de comunicación identificados y apropiados donde se difunde información sobre las políticas, el direccionamiento estratégico, la planeación y los resultados de gestión de la entidad, promoviendo la transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos
8. Canales de comunicación identificados y apropiados a través de los cuales se transmite información de interés a los grupos de valor de la entidad, promoviendo la transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos
9. Mejoramiento en los procesos de gestión de la entidad como resultado de la producción y análisis de la Información
10. Información segura que no se afecta durante los procesos de producción, análisis, transmisión, publicación y conservación
11. La información que se soporta en el uso de las TIC, se genera, procesa y transmite de manera segura, garantizando su disponibilidad, integridad y veracidad
12. Gestión de la información que asegura la conservación de la memoria institucional y la evidencia en la defensa jurídica de la entidad 73
13. Mejora en los canales de información internos y externos, como resultado de la evaluación de la efectividad de los mismos

El propósito de esta Dimensión es permitirle a la organización realizar las actividades que la conduzcan a lograr los resultados propuestos y a materializar las decisiones plasmadas en su planeación institucional, en el marco de los valores del servicio público.En este sentido, se desarrollan los aspectos más importantes que debe atender una organización para cumplir con las funciones y competencias que le han sido asignadas. Para ello, esta dimensión se entenderá desde dos perspectivas: la primera, asociada a los aspectos relevantes para una adecuada operación de la organización, en adelante “de la ventanilla hacia adentro”; y la segunda, referente a la relación “Estado Ciudadano”.

Para el desarrollo de esta dimensión deberán tenerse en cuenta los lineamientos de las siguientes Políticas de Gestión y Desempeño Institucional:

VANTANILLA HACIA ADENTRO Relación “Estado Ciudadano- VENTANILLA HACIA AFUERA

• Fortalecimiento Institucional y Simplificación de Procesos
• Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público
• Gobierno Digital
• Seguridad Digital
• Defensa Jurídica
• Mejora Normativa

Atributos de calidad:

• El trabajo por procesos, el cual tiene en cuenta los requisitos legales, las necesidades de los grupos de valor, las políticas internas de la entidad y los cambios del entorno, para brindar resultados con valor
• El uso de las TIC para tener una comunicación fluida con la ciudadanía y atendiendo las políticas de Gobierno Digital y Seguridad
• La consulta de las disposiciones legales que regulan su gestión – Una estructura organizacional articulada con los procesos y que facilita su interacción, en función de los resultados institucionales
• El compromiso con la preservación del medio ambiente
• Trámites simples y eficientes que faciliten el acceso de los ciudadanos a sus derechos
• La promoción de espacios de participación ciudadana que evalúa para generar acciones de mejora

La gestión de la entidad se soporta en:

1. La delegación o tercerización (cuando procede) de procesos, bienes y/o servicios se ajusta a los requerimientos de la entidad y a sus grupos de valor
2. El uso de los recursos disponibles atiende las políticas de transparencia, integridad y racionalización del gasto público
3. Los procesos judiciales en los que intervenga la entidad cumplen parámetros de pertinencia y oportunidad dentro del ámbito de la legalidad
4. La entidad rinde permanentemente cuentas de su gestión promoviendo la trasparencia, la participación y la colaboración de los grupos de valor y grupos de interés
5. La entidad establece mecanismos de fácil acceso y comprensibles para que los grupos de valor presenten sus PQRSD
6. La entidad responde de manera clara, pertinente y oportuna, las PQRSD y son insumo para la mejora continua en sus procesos