La Dirección de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – DTIC, en conjunto con la Subdirección de Gestión Documental y Recursos Físicos, el Despacho, la Personería Auxiliar y la Dirección Administrativa y Financiera, vienen liderando el proyecto de modernización del proceso de gestión documental de la Entidad, mediante la adquisición y puesta en marcha de un nuevo software denominado “Sirius”.

Las pruebas de funcionalidad y afinamiento de la herramienta se han venido dando en los últimos tres meses y se realizarán sesiones de transferencia de conocimiento durante los meses de agosto y septiembre para socializarla y apropiarla entre los funcionarios y contratistas de la Entidad. Se tiene prevista a finales de septiembre la salida de producción del sistema. Posteriormente y durante 3 meses, se hará el acompañamiento por parte de la empresa contratista para lograr la estabilización de dicho sistrema.

Su implementación garantizará la automatización de diferentes componentes del proceso de gestión documental, propiciando un eficiente control de tiempo y alarmas, la generación de documentos electrónicos y digitales, el acceso seguro, ágil y en línea de la información, la radicación automática del correo electrónico institucional y del formulario PQS, la facilidad de cooperación entre diferentes dependencias y otros innumerables beneficios.

Es importante resaltar que la herramienta cumple con la normatividad de gestión documental y los lineamientos de seguridad de la información, alineados a los objetivos de desarrollo sostenible del PNUD y a la estrategia de cero papel de Gobierno en Línea.

Historia de la iniciativa y fase final

Para la obtención de los recursos para la dotación de computadores y compra del software, la ex personera Carmen Teresa Castañeda defendió, durante los dos últimos años ante el Concejo Distrital, la necesidad de implementar esta herramienta, cuyo proceso de trámite fue complejo.

Una vez aprobados, se llevaron a cabo múltiples mesas de trabajo con Archivo General de la Nación y con el Archivo de Bogotá para definir los requerimientos y aspectos mínimos a tener en cuenta en el proceso de licitación y obtener su visto bueno, permitiendo así seguir adelante con el proyecto.

El pasado 27 de diciembre de 2019 se adjudicó el proceso de contratación a la empresa Soain Software Associates S.A.S., la cual demostró experiencia como empresa, madurez en su producto y personal competente para llevar adelante la tarea.

Durante este 2020, los primeros 6 meses se surtieron los fases de planificación y diagnóstico, a la vez que se fueron realizando las configuraciones técnicas y certificaciones normativas, funcionales y técnicas. En este momento se está en fase de pruebas y puesta a punto para dar paso a la transferencia de conocimiento y el posterior despliegue en producción, llegando al cierre del proyecto con la implementación de la software en septiembre.

En el trascurrir de este mes se programarán sesiones virtuales de transferencia de conocimiento sobre la herramienta, las cuales se darán a conocer a través de correo electrónico y donde se espera la participación masiva de todos los funcionarios y contratistas de la Entidad.

Convocatoria

El nombre de la herramienta surgió de una convocatoria interna abanderada por la Subdirección de Gestión Documental y Recursos Físicos y la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, recibiéndose 16 propuestas de nombre para el nuevo software, donde los directivos dieron por ganadora la idea de Francisco Javier Marín Zuleta de la Personería Delegada para la Seguridad, Convivencia y Justicia, con “Sirius”, que significa extraordinario y querido por todos.