La Dirección de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – DTIC, en conjunto con la Subdirección de Gestión Documental y Recursos Físicos, el Despacho, la Personería Auxiliar y la Dirección Administrativa y Financiera, vienen liderando el proyecto de modernización del proceso de gestión documental de la Entidad, mediante la adquisición y puesta en marcha de un nuevo software denominado “Sirius”.

Las pruebas de funcionalidad y afinamiento de la herramienta se han venido dando en los últimos tres meses y se realizarán sesiones de transferencia de conocimiento durante los meses de agosto y septiembre para socializarla y apropiarla entre los funcionarios y contratistas de la Entidad. Se tiene prevista a finales de septiembre la salida de producción del sistema. Posteriormente y durante 3 meses, se hará el acompañamiento por parte de la empresa contratista para lograr la estabilización de dicho sistrema.

Su implementación garantizará la automatización de diferentes componentes del proceso de gestión documental, propiciando un eficiente control de tiempo y alarmas, la generación de documentos electrónicos y digitales, el acceso seguro, ágil y en línea de la información, la radicación automática del correo electrónico institucional y del formulario PQS, la facilidad de cooperación entre diferentes dependencias y otros innumerables beneficios.

Es importante resaltar que la herramienta cumple con la normatividad de gestión documental y los lineamientos de seguridad de la información, alineados a los objetivos de desarrollo sostenible del PNUD y a la estrategia de cero papel de Gobierno en Línea.

Historia de la iniciativa y fase final

Para la obtención de los recursos para la dotación de computadores y compra del software, la ex personera Carmen Teresa Castañeda defendió, durante los dos últimos años ante el Concejo Distrital, la necesidad de implementar esta herramienta, cuyo proceso de trámite fue complejo.

Una vez aprobados, se llevaron a cabo múltiples mesas de trabajo con Archivo General de la Nación y con el Archivo de Bogotá para definir los requerimientos y aspectos mínimos a tener en cuenta en el proceso de licitación y obtener su visto bueno, permitiendo así seguir adelante con el proyecto.

El pasado 27 de diciembre de 2019 se adjudicó el proceso de contratación a la empresa Soain Software Associates S.A.S., la cual demostró experiencia como empresa, madurez en su producto y personal competente para llevar adelante la tarea.

Durante este 2020, los primeros 6 meses se surtieron los fases de planificación y diagnóstico, a la vez que se fueron realizando las configuraciones técnicas y certificaciones normativas, funcionales y técnicas. En este momento se está en fase de pruebas y puesta a punto para dar paso a la transferencia de conocimiento y el posterior despliegue en producción, llegando al cierre del proyecto con la implementación de la software en septiembre.

En el trascurrir de este mes se programarán sesiones virtuales de transferencia de conocimiento sobre la herramienta, las cuales se darán a conocer a través de correo electrónico y donde se espera la participación masiva de todos los funcionarios y contratistas de la Entidad.

Convocatoria

El nombre de la herramienta surgió de una convocatoria interna abanderada por la Subdirección de Gestión Documental y Recursos Físicos y la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, recibiéndose 16 propuestas de nombre para el nuevo software, donde los directivos dieron por ganadora la idea de Francisco Javier Marín Zuleta de la Personería Delegada para la Seguridad, Convivencia y Justicia, con “Sirius”, que significa extraordinario y querido por todos.

Todos los conductores de la Personería Distrital de Bogotá recibieron un homenaje en el que se exaltó su comprometida labor de servicio con la entidad y la ciudad.
Con todos los protocolos respectivos de prevención por la Covid–19, los funcionarios recibieron por parte de la personera Distrital encargada, Rosalba Cabrales Romero, medallas, obsequios, anchetas y, en especial, un mensaje lleno de respaldo, exaltación y agradecimiento por su labor.
La jefe del Ministerio Público Distrital y varios directivos presentes resaltaron el esfuerzo y el trabajo que los conductores han venido realizando para transportar a todos los funcionarios sin distinción alguna. Esta labor hace posible que la misión de la institución se cumpla y sea una realidad.
El subdirector de Desarrollo del Talento Humano, Víctor Contreras dijo: “les manifestamos todo nuestro agradecimiento y admiración por esa labor tan admirable de transportar vidas. Los felicitamos por su compromiso misional que cumplen cabalmente con toda la entrega, responsabilidad y sentido de pertenencia”.
Al homenaje, el conductor Jorge Díaz manifestó: “queremos agradecer a esta institución por este detalle tan significativo que nos motiva a seguir más comprometidos. Hoy vemos con mucha felicidad el aprecio tan grande de nuestros jefes hacia nosotros. Muchas gracias”.
El 16 de julio es una fecha de especial significado, porque se conmemora el día de La Virgen del Carmen, la patrona de todos los transportadores colombianos. Por eso la Personería Distrital no quiso pasar por alto esta fecha tan emblemática.

Acciones de la Subdirección de Gestión Documental y Recursos Físicos

Con la adquisición de 3 máquinas para la desinfección por aspersión, 6 juegos de tapetes de esterilización y secado, así como la gestión para la compra de 60 canecas para residuos ordinarios y 131 dispensadores de toallas, la Subdirección de Gestión Documental y Recursos Físicos realizó un importante trabajo para garantizar el retorno seguro de funcionarios y contratistas a las instalaciones de la Entidad.

Así mismo prestó apoyo en los procesos de simulacros sobre las condiciones de bioseguridad para el reingreso en sede central y C.A.C., la adecuación de espacios comunes, baños y zonas de aislamiento especial, y la coordinación de las brigadas de aseo y desinfección con el contratista encargado de servicios de aseo y cafetería.

También elaboró el protocolo de limpieza y desinfección en las instalaciones y los vehículos, sumado a la actualización de los documentos de recepción, asepsia y desinfección de insumos e interacción con proveedores, clientes y personal externo.

Atiende en promedio 14 servicios diarios de transporte de funcionarios a los diferentes lugares que requieren atención por parte de la Entidad, bajo la premisa de la seguridad, la higiene, la responsabilidad y el bienestar del personal.

También en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones, la Subdirección de Gestión Documental y Recursos Físicos contribuyó con la instalación de la señalización de bioseguridad en todas las sus sedes de la entidad, en especial, en las Personería Locales.

Con la adquisición de 24.000 unidades de tapabocas de 3 pliegues, 850 mascarillas tipo N95, 400 gafas de protección, 400 trajes Bioseguridad, 850 cajas de guantes de nitrilo, 500 caretas faciales, 25 termómetros,1.000 litros de alcohol antiséptico y 1.500 litros de gel antibacterial, la Subdirección de Desarrollo del Talento Humano ha venido adelantando acciones de prevención, protección y contención frente al Covid-19 para garantizar el ingreso gradual de funcionarios y contratistas a las instalaciones de la Entidad.

Así mismo, lideró el proceso de ajuste al protocolo de bioseguridad con medidas pertinentes para el trabajo presencial, trabajo en casa, desplazamientos, distanciamiento social, salud, prevención y señalización de áreas, este último en conjunto con la Oficina Asesora de Comunicaciones.

También ha presidido los registros del Sistema de Información Covid-19, en los que se consignan los datos referentes a las condiciones de salud de los servidores públicos, las actividades presenciales, la programación de horarios, la asistencia y el seguimiento a casos sospechosos, con el apoyo de la ARL Positiva.

A lo anterior, se suma el apoyo técnico para la proyección de circulares internas con el fin de definir lineamientos de retorno presencial y realización de trabajo en casa, además de prestar los servicios de apoyo psicosocial a funcionarios y contratistas que ejercen su labor en la calle o en casa.

La realización de simulacros para verificar las condiciones físicas y evaluar las medidas de prevención, el taller coach para jefes de dependencia frente al retorno a Oficinas, la utilización de recursos pedagógicos audiovisuales y las jornadas virtuales de reinducción sobre el protocolo de bioseguridad son otras de las actividades lideradas por esta dependencia que han permitido el reconocimiento de la Personería de Bogotá como una de las 25 entidades distritales que han cumplido con el sistema de alertas COVID 19 ante el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital (DASDC).

El diseño de 55 elementos digitales que se multiplicaron en la impresión de cerca de 600 piezas impresas y uno 1.200 elementos gráficos en diversos formatos generó la Oficina Asesora de Comunicaciones para la señalización informativa de los protocolos de bioseguridad, distanciamiento social, higiene y protección para mitigar los efectos de propagación del Covid 19, de cara al próximo ingreso gradual de servidores a las instalaciones físicas de la Entidad, de acuerdo a directrices del orden nacional, distrital e internas.

En tiempo récord, 3 semanas, se desplegó un arduo trabajo de diseño y producción que implicó primero establecer una línea e identidad de campaña con piezas que tienen diversos mensajes y formas. Luego se realizó un proceso de corte y armado de piezas como totems, rompetráficos, adhesivos o pendones, así como la respectiva instalación manual en entradas, pasillos, ascensores, baños, escaleras, y oficinas de la sede principal, el Centro de Atención a la Comunidad, sede Sintrateléfonos, Archivo y Personerías Locales.

Por citar un ejemplo, a cada personería local se le hizo entrega de 11 piezas, para un total de 220 que agrupa a las 20 personerías a lo largo y ancho de la ciudad.

Cabe destacar que esta iniciativa, pensada en el bienestar de los funcionarios y contratistas, es apoyada y compartida por la Subdirección de Desarrollo del Talento Humano y la Subdirección de Gestión Documental y Recursos Físicos, quienes vienen adelantando a su vez una serie de actividades que daremos a conocer próximamente.