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Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
El Sistema de Gestión Ambiental de la Personería de Bogotá, se basará en los requisitos establecidos en la NTC ISO 14001:2015. Esta Norma Internacional ayuda a lograr los resultados previstos del sistema de gestión ambiental, con lo que aporta valor al medio ambiente, a la Entidad y a las partes interesadas. En coherencia con la política ambiental de la Personería de Bogotá, los resultados previstos de un sistema de gestión ambiental incluyen:
- La mejora del desempeño ambiental
- El cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos
- El logro de los objetivos ambientales.
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)
El Sistema de Gestión de la Calidad en la Personería D. C, es una herramienta de gestión basada en ISO 9001:2015, que permite enfocar los esfuerzos de la Entidad hacia la búsqueda de la excelencia y la calidad mediante el mejoramiento continuo, soportado en la estandarización de los procesos y procedimientos y el enfoque al cliente. La Dirección de Planeación es la encargada de liderar la implementación y mantenimiento del SGC, soportado en un equipo de líderes que se encargan de dinamizar y transmitir el sistema en cada una de las dependencias.
El SGC permite identificar las oportunidades de mejora y determinar las acciones para llevarlas a cabo, con el fin de lograr la satisfacción del cliente interno y externo.
En la Personería de Bogotá, D.C. los objetivos estratégicos son los mismos del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC
Objetivos Estratégicos y de Calidad
Alcance:
La Personería de Bogotá, D. C. promueve y defiende los derechos de las personas, previene y controla la función pública, actúa como garante del respeto del ordenamiento jurídico y vigila la conducta de los servidores(as) públicos(as). Abarca todos los procesos determinados en el mapa de procesos de la Entidad, cumpliendo con los requisitos aplicables de la norma ISO 9001:2015, respondiendo a las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
No aplicabilidad:
A la Personería de Bogotá, D. C. no le aplican los numerales de la norma ISO 9001:2015:
- El numeral 7.1.5.2 (Trazabilidad de las mediciones) porque no se utilizan equipos de medición en la prestación de los servicios misionales.
- El numeral 8.3 (Diseño y Desarrollo de Productos y Servicios) en razón a que los servicios de Promoción y Defensa de Derechos, Prevención y Control a la Función Pública de las entidades del Distrito Capital y la vigilancia de la conducta de los servidores públicos se aplican bajo los lineamientos de la normatividad legal vigente, así mismo la Entidad no formula políticas públicas, vigila que se cumplan, por lo tanto no requiere diseñar y desarrollar ningún instrumento legal relacionado con los servicios misionales.
- En numeral 8.4.1 (Control de los Procesos, Productos y Servicios Suministrados Externamente – Generalidades - literal b.)) porque los servicios misionales de la Entidad son prestados directamente y no son tercerizados.
Principios del SGC
- Enfoque al Cliente
- Liderazgo
- Compromiso de las personas
- Enfoque basado en procesos
- Mejora
- Toma de decisiones basada en evidencias
- Gestión de las relaciones
Política de la Calidad
La Personería de Bogotá, D. C., en cumplimiento de su misión y visión, se compromete a brindar una atención integral e incluyente a las personas, bajo un enfoque basado en procesos, un talento humano idóneo, el uso de tecnologías eficientes e infraestructura adecuada, orientada a mejorar la prestación del servicio, lograr un mayor grado de satisfacción de los(as) usuarios(as) y partes interesadas, y a la mejora continua de su Sistema de Gestión de la Calidad.
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Despliegue de la Política del Sistema de Gestión de la Calidad
Documentación Asociada al Sistema de Gestión de Calidad -SGC
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Sistema de Gestión la calidad - SGC- Bajo la norma NTC-ISO 9001:2015 Formación Autónoma
Dimensión de Control Interno
El propósito de esta dimensión es suministrar una serie de lineamientos y buenas prácticas en materia de control interno, cuya implementación debe conducir a las entidades públicas a lograr los resultados propuestos y a materializar las decisiones plasmadas en su planeación institucional, en el marco de los valores del servicio público. Se debe resaltar que el control interno tal como ha sido concebido en la Constitución Política de 1991 busca: i) garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; ii) proteger los recursos buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; iii) velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características, lo que en su conjunto permitirá aumentar la confianza de los ciudadanos en la entidad pública.
El Control Interno es la clave para asegurar razonablemente que las demás dimensiones de MIPG cumplan su propósito.
Para el desarrollo de esta dimensión deberán tenerse en cuenta los lineamientos de la siguiente Política de Gestión y Desempeño Institucional:
- Control Interno
Atributos de calidad:
- Estándares de conducta y de integridad que direccionan el quehacer institucional
- Niveles de autoridad y responsabilidad apropiadas que facilitan la consecución de los objetivos institucionales
- Monitorear el entorno institucional que permite la identificación de los riesgos y sus posibles causas.
- Riesgos identificados y gestionados que permiten asegurar el cumplimiento de los objetivos
- Actividades de control establecidas que permiten mitigación de los riesgos a niveles aceptables
- Información comunicada a nivel interno y externo que facilita la gestión de la entidad
- Auditoría interna que genera valor agregado a la entidad
- Auditoría interna que asegura la calidad de su proceso auditor
Dimensión de Gestión del conocimiento y la innovación
El propósito de esta Dimensión es fortalecer de forma transversal a las demás dimensiones (Direccionamiento Estratégico y Planeación, Gestión para el Resultado con Valores, Evaluación de Resultados, Talento Humano, Control Interno e Información y Comunicación) en cuanto el conocimiento que se genera o produce en una entidad, es clave para su aprendizaje y su evolución.
Para el desarrollo de esta dimensión deberán tenerse en cuenta los lineamientos de la siguiente Política de Gestión y Desempeño Institucional:
Gestión del Conocimiento y la Innovación
Atributos de calidad:
- Gestión documental y recopilación de información de los productos generados por todo tipo de fuente
- Memoria institucional recopilada y disponible para consulta y análisis
- Bienes o productos entregados a los grupos de valor, como resultado del análisis de las necesidades y de la implementación de ideas innovadoras de la entidad
- Espacios de trabajo que promueven el análisis de la información y la generación de nuevo conocimiento
- Los resultados de la gestión de la entidad se incorporan en repositorios de información o bases de datos sencillas para su consulta, análisis y mejora
- Decisiones institucionales incorporadas en los sistemas de información y disponibles
- Alianzas estratégicas o grupos de investigación donde se revisen sus experiencias y se compartan con otros, generando mejora en sus procesos y resultados
Dimensión de Información y Comunicación
El propósito de esta dimensión es garantizar un adecuado flujo de información interna, es decir aquella que permite la operación interna de una entidad, así como de la información externa, esto es, la vinculada a la interacción con los ciudadanos; para tales fines se requiere contar con canales de comunicación acordes con las capacidades organizacionales y con lo previsto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información.
Contar con servidores públicos bien informados, sobre cómo opera la entidad, y con ciudadanos bien informados sobre cómo hacer efectivos sus derechos, fomenta la eficiencia, la eficacia, la calidad y la transparencia en la gestión pública, la rendición de cuentas por parte de la administración y el control social ciudadano.
Para el desarrollo de esta dimensión deberán tenerse en cuenta los lineamientos de la siguiente Política de Gestión y Desempeño Institucional:
- Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción
- Gestión Documental
Atributos de calidad:
- Necesidades de información identificadas para la gestión interna y para atender los requerimientos de los grupos de valor
- Información disponible en lenguaje claro y sencillo para ofrecer a los ciudadanos con claras condiciones de tiempo, modo y lugar en las que podrán solucionar sus inquietudes y gestionar sus trámites
- Información necesaria para el análisis y gestión de los procesos de la entidad y la toma de decisiones basada en la evidencia
- Sistema de información documentado, que permite monitorear periódicamente la gestión de la entidad y realizar los ajustes necesarios, para alcanzar los resultados esperados
- Información considerada como un activo de la entidad para la generación de conocimiento
- Información disponible, integra y confiable para el análisis, la identificación de causas, la generación de acciones de mejora y la toma de decisiones
- Canales de comunicación identificados y apropiados donde se difunde información sobre las políticas, el direccionamiento estratégico, la planeación y los resultados de gestión de la entidad, promoviendo la transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos
- Canales de comunicación identificados y apropiados a través de los cuales se transmite información de interés a los grupos de valor de la entidad, promoviendo la transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos
- Mejoramiento en los procesos de gestión de la entidad como resultado de la producción y análisis de la Información
- Información segura que no se afecta durante los procesos de producción, análisis, transmisión, publicación y conservación
- La información que se soporta en el uso de las TIC, se genera, procesa y transmite de manera segura, garantizando su disponibilidad, integridad y veracidad
- Gestión de la información que asegura la conservación de la memoria institucional y la evidencia en la defensa jurídica de la entidad 73
- Mejora en los canales de información internos y externos, como resultado de la evaluación de la efectividad de los mismos
Dimensión de Evaluación de Resultados
El propósito de esta dimensión es que las entidades públicas desarrollen una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua a partir del seguimiento a su gestión y desempeño, a fin de conocer permanentemente los avances en la consecución de los resultados previstos en su marco estratégico y de esta forma medir los efectos de la gestión institucional en la garantía de los derechos, satisfacción de las necesidades y/o resolución de los problemas de los grupos de valor.
Para el desarrollo de esta dimensión deberán tenerse en cuenta los lineamientos de la siguiente Política de Gestión y Desempeño Institucional:
Seguimiento y evaluación del desempeño institucional
Atributos de calidad:
- Ejercicios de evaluación y seguimiento diseñados y planificados que establecen lo que se va a medir, cómo se va a medir y en qué momento
- Evaluaciones que permiten a la entidad saber si logró sus objetivos y metas en los tiempos previstos, con las condiciones de cantidad y calidad esperadas y con el uso óptimo de recursos
- Evaluaciones que determinen los efectos de la gestión institucional en la garantía de los derechos, satisfacción de las necesidades y atención de los problemas de los grupos de valor
- Seguimiento y evaluación efectuados por los servidores que tienen a su cargo cada proyecto, plan, programa o estrategia, en sus diferentes etapas de desarrollo
- Indicadores validados que brindan la información suficiente y pertinente para establecer el grado de avance o el logro de los objetivos y resultados esperados
- Desviaciones detectadas en los avances de gestión e indicadores que permitan establecer las 65 acciones preventivas, correctivas o de mejora, de manera inmediata
- Seguimiento a los riesgos identificados de acuerdo con la política de administración de riesgos establecida por la entidad
- Medición de la percepción y satisfacción ciudadana, como un ejercicio constante que permite identificar puntos críticos de trabajo, oportunidades de mejora, y necesidades de los grupos de valor
- Evaluación de la alta dirección del desempeño institucional que permite generar lineamientos claros para la mejora
- Análisis de la información y evaluación de los datos que surgen por el seguimiento y la evaluación para mejorar los productos y servicios y la satisfacción de los grupos de valor
- Toma de decisiones basada en el análisis de los resultados de los seguimientos y evaluaciones, para lograr los resultados, gestionar más eficiente y eficazmente los recursos y facilitar la rendición de cuentas a los ciudadanos y organismos de control
- Evaluación del cumplimiento de los atributos de calidad en el desempeño institucional para garantizar la satisfacción de los grupos de valor
Dimensión de Gestión con Valores para Resultados
El propósito de esta Dimensión es permitirle a la organización realizar las actividades que la conduzcan a lograr los resultados propuestos y a materializar las decisiones plasmadas en su planeación institucional, en el marco de los valores del servicio público.En este sentido, se desarrollan los aspectos más importantes que debe atender una organización para cumplir con las funciones y competencias que le han sido asignadas. Para ello, esta dimensión se entenderá desde dos perspectivas: la primera, asociada a los aspectos relevantes para una adecuada operación de la organización, en adelante “de la ventanilla hacia adentro”; y la segunda, referente a la relación “Estado Ciudadano”.
Para el desarrollo de esta dimensión deberán tenerse en cuenta los lineamientos de las siguientes Políticas de Gestión y Desempeño Institucional:
VANTANILLA HACIA ADENTRO Relación “Estado Ciudadano- VENTANILLA HACIA AFUERA
- Fortalecimiento Institucional y Simplificación de Procesos
- Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público
- Gobierno Digital
- Seguridad Digital
- Defensa Jurídica
- Mejora Normativa
Atributos de calidad:
- El trabajo por procesos, el cual tiene en cuenta los requisitos legales, las necesidades de los grupos de valor, las políticas internas de la entidad y los cambios del entorno, para brindar resultados con valor
- El uso de las TIC para tener una comunicación fluida con la ciudadanía y atendiendo las políticas de Gobierno Digital y Seguridad
- La consulta de las disposiciones legales que regulan su gestión – Una estructura organizacional articulada con los procesos y que facilita su interacción, en función de los resultados institucionales
- El compromiso con la preservación del medio ambiente
- Trámites simples y eficientes que faciliten el acceso de los ciudadanos a sus derechos
- La promoción de espacios de participación ciudadana que evalúa para generar acciones de mejora
La gestión de la entidad se soporta en:
- La delegación o tercerización (cuando procede) de procesos, bienes y/o servicios se ajusta a los requerimientos de la entidad y a sus grupos de valor
- El uso de los recursos disponibles atiende las políticas de transparencia, integridad y racionalización del gasto público
- Los procesos judiciales en los que intervenga la entidad cumplen parámetros de pertinencia y oportunidad dentro del ámbito de la legalidad
- La entidad rinde permanentemente cuentas de su gestión promoviendo la trasparencia, la participación y la colaboración de los grupos de valor y grupos de interés
- La entidad establece mecanismos de fácil acceso y comprensibles para que los grupos de valor presenten sus PQRSD
- La entidad responde de manera clara, pertinente y oportuna, las PQRSD y son insumo para la mejora continua en sus procesos
Dimensión De Direccionamiento Estratégico y Planeación
Esta Dimensión tiene como propósito permitirle a las entidades definir la ruta estratégica que guiará su gestión institucional, con miras a garantizar los derechos, satisfacer las necesidades y solucionar los problemas de los ciudadanos destinatarios de sus productos y servicios.
Por ello, brinda una serie de lineamientos e indicaciones para el desarrollo de los ejercicios de direccionamiento estratégico y de planeación en los cuales las entidades definen sus objetivos y metas, identifican las capacidades con las que cuenta en términos de recursos, talento humano, procesos, y en general, todas las condiciones internas y externas que la caracterizan para lograrlos, los indicadores a través de los cuales llevará a cabo su seguimiento y evaluación y los riesgos que eventualmente pueden afectar su gestión
Para el desarrollo de esta dimensión deberán tenerse en cuenta los lineamientos de las siguientes Políticas de Gestión y Desempeño Institucional:
Planeación Institucional
Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público
Atributos de calidad
Direccionamiento estratégico:
- Orientado al propósito fundamental para el cual fue creada la entidad y a la generación de valor público
- Que responde al análisis del contexto externo e interno y a su capacidad para lograr los resultados
- Comunicado e interiorizado por todos los servidores y contratistas
- Con clara definición de roles y responsabilidades
- Basado en principios de integridad y legalidad
- Con metas estratégicas de gran alcance, coherentes con el propósito y las necesidades de los grupos de valor
- Que permite la articulación interinstitucional y alianzas estratégicas, así como la inclusión de mejores prácticas
Planeación Institucional:
- Definida como resultado de un proceso de participación de sus grupos de valor
- Articulada con los planes de desarrollo nacional o territorial según sea el caso y el Direccionamiento Estratégico
- Articulada con los recursos físicos, de infraestructura, tecnológicos, entre otros, disponibles
- Con resultados anuales para el cumplimiento de las metas estratégicas
- Orientada a resultados y a satisfacer las necesidades de sus grupos de valor, con los recursos necesarios que aseguren su cumplimiento
- Soportada en un esquema de medición para su seguimiento y mejora
- Con riesgos identificados y controles definidos para asegurar el cumplimiento de gestión institucional
- Que incorpore las acciones a desarrollar para las demás dimensiones de MIPG
Dimensión De Talento Humano
MIPG concibe al talento humano como el activo más importante con el que cuentan las entidades y, por lo tanto, como el gran factor crítico de éxito que les facilita la gestión y el logro de sus objetivos y resultados. El talento humano, es decir, todas las personas que laboran en la administración pública, en el marco de los valores del servicio público, contribuyen con su trabajo, dedicación y esfuerzo al cumplimiento de la misión estatal, a garantizar los derechos y a responder las demandas de los ciudadanos.
Esta dimensión orienta el ingreso y desarrollo de los servidores garantizando el principio de mérito en la provisión de los empleos, el desarrollo de competencias, la prestación del servicio, la aplicación de estímulos y el desempeño individual.
Para el desarrollo de esta dimensión deberán tenerse en cuenta los lineamientos de las siguientes Políticas de Gestión y Desempeño Institucional:
Gestión Estratégica del Talento Humano
Integridad.
Los siguientes atributos de calidad permitirán constatar que las entidades han logrado la consolidación de la presente dimensión:
Talento Humano:
- Vinculado mediante el mérito, que responde a los perfiles y competencias definidos para atender las prioridades estratégicas y satisfacer las necesidades de los grupos de valor
- Gestionado de acuerdo con las prioridades fijadas en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación
- Vinculado de acuerdo con la naturaleza de los empleos, la normatividad que los regula y que responde a la estructura óptima de la entidad
- Conocedor de las políticas institucionales, del Direccionamiento Estratégico y Planeación, de los procesos de operación y de su rol fundamental dentro de la entidad
- Fortalecido en sus conocimientos y competencias, de acuerdo con las necesidades institucionales
- Comprometido a llevar a cabo sus funciones bajo atributos de calidad en busca de la mejora y la excelencia
- Comprometido y ejerciendo en su actuación los valores del servicio público
- Con condiciones de salud y seguridad en el trabajo que preservan su bienestar y con mínimos niveles de riesgos materializados
- Con altos índices de productividad y cumplimiento de resultados
- Preparado física y emocionalmente para el retiro de la entidad por la culminación de su ciclo laboral
Equipo directivo:
- Enfocado tanto en el logro de resultados como en el desarrollo de las personas a su cargo
- Que ejemplifica los valores del servicio público con su actuación diaria en ejercicio de sus funciones
- Que con su liderazgo lleva a la entidad al cumplimiento de propósito fundamental
Qué es el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG?
“Es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de la Entidad, con el fin de generar resultados y atender las necesidades de las personas con integridad y calidad en el servicio”, según dispone el Decreto1499 de 2017. El Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG de la Personería de Bogotá, D. C. fue adoptado mediante la Resolución 008 de 2019.
MIPG opera a través de la puesta en marcha de siete dimensiones que, a su vez, agrupan políticas, prácticas, herramientas o instrumentos que deben ser puestas en marcha de manera articulada e intercomunicada. Estas dimensiones recogen los aspectos más importantes de las prácticas y procesos que adelantan las entidades públicas para transformar insumos en resultados que produzcan los impactos deseados, esto es, una gestión y un desempeño institucional que generan valor público.
