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Planes de mejoramiento
El Plan de Mejoramiento es el instrumento que consolida las acciones derivadas de la evaluación independiente y de los hallazgos del control fiscal, necesarias para corregir las desviaciones encontradas; así como las acciones de mejoramiento derivadas de la autoevaluación para optimizar aquellas características que tendrán mayor impacto con el logro de sus objetivos.
Indicadores
“Es una representación (cuantitativa preferiblemente) establecida mediante la relación entre dos o más variables, a partir de la cual se registra, procesa y presenta información relevante con el fin de medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo en un periodo de tiempo determinado, ésta debe ser verificable objetivamente”.2
2Guía para la construcción y análisis de indicadores de gestión. DAFP 2018.
Auditorías
La auditoría se constituye en “una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad; que ayuda a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno”*
- La auditoría es una herramienta de realimentación del SCI y de MIPG que analiza las debilidades y fortalezas del control y de la gestión, así como el desvío de los avances de las metas y objetivos trazados, lo cual influye en los resultados y operaciones propuestas en la entidad.
- La actividad de auditoría interna debe realimentar a las entidad en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos, promoviendo la mejora continua. Así mismo, permite formarse una opinión sobre la adecuación y eficacia de los procesos de gestión de riesgos y control -y de esta manera emitir juicios de valor- las oficinas de control interno deben basarse en las evidencias obtenidas en el ejercicio de auditoría.
* Definición tomada de los documentos elaborados por el Instituto de Auditores Internos IIA.
Plan Anticorrupción y atención al ciudadano
Es un instrumento de tipo preventivo para el control de la corrupción, su metodología incluye cinco (5) componentes autónomos e independientes, que contienen parámetros y soporte normativo propio y existe un componente de iniciativas adicionales que permitan fortalecer la estrategia de lucha contra la corrupción.
El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano está contemplado en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, que articula el quehacer de las entidades, mediante los lineamientos de cinco (5) políticas de desarrollo administrativo y el monitoreo y evaluación de los avances en la gestión institucional y sectorial.
La obligación de elaborar un Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano nace del Estatuto Anticorrupción (Artículo 73 de la ley 1474 de 2011), para que se propongan iniciativas dirigidas a combatir la corrupción mediante mecanismos que faciliten su prevención, control y seguimiento.
Se elabora cada año (a más tardar el 31 de enero), con la participación de los diferentes procesos relacionados y la participación de la ciudadanía, su consolidación está a cargo de la Oficina de Planeación de la Entidad, y se lleva a cabo mediante la asignación de actividades y responsables por cada una de las áreas involucradas. Para su construcción se aplica la metodología definida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y se tienen en cuenta los lineamientos de la Secretaría de Transparencia del Departamento Administrativo de Presidencia de la República. En la Personería de Bogotá, D.C. se ha construido por medio de talleres, con la participación de funcionarios (as) y contratistas de la entidad, quienes desde el conocimiento de sus procesos, aportan en las estrategias y la implementación de actividades que impacten directamente la prevención de la corrupción.
La Personería de Bogotá, D.C. ha enfocado sus esfuerzos en la prevención, por eso le apuesta a sensibilizaciones, capacitaciones, concientizaciones, jornadas académicas y la realización de foros de expertos en estas temáticas.
El seguimiento está a cargo de la oficina de Control Interno y el monitoreo está a cargo del Jefe de Planeación y del responsable de cada uno de los componentes del Plan.
Componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
- Mapa de riegos de corrupción
- Racionalización de tramites
- Rendición de cuentas
- Mecanismos de atención al ciudadano
- Transparencia y acceso a la información
- Iniciativas adicionales que permitan fortalecer su estrategia de lucha contra la corrupción
La Entidad cuenta con herramientas de apoyo para el cumplimiento de los objetivos del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano:
- Código de integridad
- Cartilla de prevención anticorrupción y fortalecimiento en integridad
- Valores que nos identifican a los servidores de la Personería de Bogotá
El plan anticorrupción se ha construido en talleres con la participación de funcionarios (as) y contratistas de la entidad quienes conocen sus procesos y aportan en las estrategias a implementar actividades que impacten directamente a prevenir la corrupción.
La Personería de Bogotá, D.C., hace una invitación a la ciudadanía en general, para que participe con sus ideas y propuestas en esta lucha contra la corrupción. La mirada externa es un gran aporte para las metas comunes y la mejora continua de la Entidad.
Para participar en la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, por favor escribir al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. .
Planes, Programas y Proyectos Institucionales
La planeación es un proceso dinámico que le permite a la Personería de Bogotá, D. C. proyectarse en el tiempo y prever recursos y responsables para lograr sus propósitos Misionales, garantizando el uso eficiente de los recursos y la efectividad en su accionar. Para tal fin, la Entidad cuenta con planes, programas y proyectos.
Objetivos Estratégicos y de la Calidad
“La Planificación Estratégica, es una herramienta de gestión que permite apoyar la toma de decisiones de las organizaciones en torno al que hacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr la mayor eficiencia, eficacia, calidad en los bienes y servicios que se proveen”.1
En este contexto el establecimiento de los Objetivos Estratégicos representan los logros que la Entidad espera concretar en un periodo determinado y que permiten el cumplimiento de la Misión y la Visión de forma eficiente y eficaz.
- Fortalecer la promoción de derechos, la prevención y control a la función pública y la potestad disciplinaria con enfoque territorial que contribuya al desarrollo sostenible
- Promover la participación ciudadana y la articulación interinstitucional para garantizar la protección de los derechos y el interés general.
- Fomentar una cultura de gestión del conocimiento, la innovación y la investigación como instrumentos transversales a través de la incorporación de herramientas de uso y apropiación y la consolidación de alianzas.
- Fortalecer las capacidades institucionales a través de la modernización y la transformación tecnológica de la Personería de Bogotá, D. C.
Gestión de Riesgos
La Gestión del Riesgo es el ejercicio efectuado bajo el liderazgo del equipo directivo y de todos los servidores de la entidad, que permite identificar, evaluar y gestionar eventos potenciales, tanto internos como externos, que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales.
Previo a la Gestión del Riesgo, la entidad establece sus objetivos alineados con la planeación estratégica, dirigidos al cumplimiento de la normatividad vigente; partiendo del análisis del contexto interno, externo de la entidad y el del proceso, se identifican los riesgos para la consecución de sus objetivos en todos los niveles y los analiza como base para determinar cómo deben gestionarse, para lo cual la entidad debe contar con mecanismos efectivos de evaluación de riesgos, con el fin de establecer en nivel de riesgo inherente y residual.
Así mismo, considera la probabilidad de fraude y corrupción (Acción u omisión + uso del poder + desviación de la gestión de lo público + el beneficio privado) que pueda afectar el logro de los objetivos, en cumplimiento al artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, relacionado con la prevención de los riesgos de corrupción.
La entidad identifica y evalúa los cambios que pueden afectar el Sistema de Control Interno para el cumplimiento de los objetivos.
Para las entidades que implementan MIPG, la evaluación del riesgo también se fortalece a partir del desarrollo de las otras dimensiones tales como Direccionamiento Estratégico y Planeación, Gestión con Valores para Resultados y Talento Humano.
Documentacion asociada a la Gestión de Riesgos de la Personería de Bogotá D.C.
Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI)
Introducción
Consciente que la información es uno de los activos más importantes para las organizaciones y particularmente para la Personería de Bogotá D.C., en cumplimiento de su misión y sus objetivos, es indispensable establecer estrategias y mecanismos que contribuyan a la protección de la seguridad de la información institucional, independientemente del personal que interactúe con ella y del medio en que se trate, transporte o almacene.
Para ello, la Personería de Bogotá D.C., implementa el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI para todos los procesos de la Entidad y establece, un conjunto de políticas y lineamientos acordes a los requisitos de la norma NTC-ISO-IEC 27001 de 2013, para el uso adecuado de la información institucional y de los recursos y servicios tecnológicos que la soportan, que se constituyen en la base para el diseño y ejecución de procedimientos, protocolos, controles y en general, el desarrollo de las actividades diarias de los(as) funcionarios(as), contratistas y personas que interactúen con la información institucional de la Personería de Bogotá D.C.
Alcance
En la Personería de Bogotá, D.C, la gestión de la seguridad de la información busca establecer y mantener programas, controles y políticas para conservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información sobre los requerimientos que registran los(as) ciudadanos(as) ante la Personería de Bogotá, D.C., toda vez que la misión de la Entidad es promover la efectividad integral de los derechos de las personas, trabajar al servicio de la Ciudad, intervenir y actuar como garante del respeto del ordenamiento jurídico por parte de las autoridades públicas del Distrito Capital, y vigila la conducta de los(as) servidores(as) públicos(as).
La Personería de Bogotá D.C., implementa el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI y establece su alcance para todos los procesos, clasificados en procesos estratégicos, procesos misionales, procesos de apoyo y procesos de evaluación, seguimiento y control.
El SGSI busca garantizar y mejorar la seguridad de la información, para lo cual evalúa los riesgos e implementa controles alineados al estándar ISO 27001 vigente, la estrategia de Gobierno Digital y la normatividad colombiana vigente. Las políticas, procesos y procedimientos que hacen parte del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información SGSI, son parte integral del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la Personería de Bogotá, D.C., aplicarán y deben ser conocidos y acatados por todos(as) los(as) servidores(as) públicos(as), funcionarios(as), contratistas y demás interesados(as) que interactúen con la información de la Entidad
El Sistema de SGSI debe ser aplicado en todos los activos de Personería de Bogotá, en sus las plataformas tecnológicas y en sus procesos:
- Los activos de información identificados y clasificados en los Procesos de Personería de Bogotá
- Los contenedores donde se alojan dichos activos de Información
- Las oficinas de Personería de Bogotá.
- Funcionarios y contratistas.
Principios del SGSI
El SGSI se soporta sobre los principios de:
Confidencialidad: la información no se pone a disposición ni se revela a individuos, entidades o procesos no autorizados.
Integridad: mantenimiento de la exactitud y completitud de la información y sus métodos de proceso.
Disponibilidad: acceso y utilización de la información y los sistemas de tratamiento de la misma por parte de los individuos, entidades o procesos autorizados cuando lo requieran.
Objetivos del SGSI
- OB1. Identificar e implementar mecanismos para lograr el cumplimiento de la normatividad y estándares en seguridad de la información
- OB2: Fortalecer la cultura y apropiación en seguridad de la información para los(as) servidores (as) y terceros(as)de la Personería de Bogotá D.C.
- OB3. Realizar una adecuada gestión de riesgos e incidentes de Seguridad de la Información
- OB4. Implementar los controles establecidos en la declaración de aplicabilidad de la Norma ISO 27001.
- OB5. Proteger los activos de información mediante la implementación de políticas, procedimientos y controles
Documentos del sistema
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
Sistema consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en ISO 45001:2018, en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.
Alcance La cobertura del presente Plan de Trabajo se extiende a todos(as) los(as) servidores(as) de la Personería de Bogotá, D.C., independiente de su forma de contratación o vinculación, incluyendo los(as) contratistas y subcontratistas y en el cumplimiento de las actividades propias de sus cargos, tareas y/o objeto contractual, conforme a lo establecido en la Constitución Política y la Ley.
Políticas del Sistema
Política de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
La Personería de Bogotá, D.C., como organismo de control que ejerce funciones de ministerio público, veeduría ciudadana y garantía de los derechos de la ciudadanía, considera la seguridad y la salud de sus servidores como uno de sus principales propósitos, teniendo en cuenta que éstas se constituyen en condiciones que facilitan la consecución de una mejor calidad del ambiente laboral, una mayor satisfacción y bienestar en sus servidores y en consecuencia, una mejora en la productividad, la calidad de sus servicios y la consecución de sus objetivos.
Política de Prevención de Consumo de Sustancias Psicoactivas, Alcohol y Tabaco
La Personería de Bogotá, D. C., a través de la Dirección de Talento Humano y la Subdirección de Desarrollo del Talento Humano, tiene como objetivo fomentar el bienestar, mantener un ambiente sano y garantizar las condiciones seguras para los(as) funcionarios(as), contratistas y visitantes. Por tal motivo, la Entidad ha definido y establecido una política para prevenir el consumo de sustancias psicoactivas (SPA), alcohol y tabaco, ya que es consciente de los efectos nocivos de dichas sustancias en la salud, seguridad, productividad y eficiencia en la prestación del servicio.
Consulta aquí los documentos Asociados al SG-SST
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
El Sistema de Gestión Ambiental de la Personería de Bogotá, se basará en los requisitos establecidos en la NTC ISO 14001:2015. Esta Norma Internacional ayuda a lograr los resultados previstos del sistema de gestión ambiental, con lo que aporta valor al medio ambiente, a la Entidad y a las partes interesadas. En coherencia con la política ambiental de la Personería de Bogotá, los resultados previstos de un sistema de gestión ambiental incluyen:
- La mejora del desempeño ambiental
- El cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos
- El logro de los objetivos ambientales.
